Quel matériel prévoir pour expédier des commandes e-commerce ?

Les ventes décollent sur votre boutique en ligne ? Félicitations ! L’heure est donc à l’élaboration à choisir les solutions d’expédition de colis les plus efficaces afin de satisfaire les besoins de vos clients. Une bonne logistique d’expédition n’est pas toujours facile à mettre en place, mais avec une bonne organisation et le bon matériel de préparation de commande, expédier un colis deviendra rapidement un jeu d’enfant ! Que vous ayez un petit local de stockage ou un grand entrepôt e-commerce, l’essentiel est d’organiser un espace pratique grâce à certaines pièces de mobilier et à du matériel d’expédition professionnel. Découvrez la liste du matériel indispensable à chaque étape de l’expédition de commandes en e-commerce.

Du matériel pour chaque étape de l’expédition de commandes

Le traitement de commandes e-commerce est un processus que l’on peut résumer en quatre étapes :

Chacune de ces étapes demande des compétences, une méthodologie, une logistique et donc un matériel spécifique. L’objectif principal ici est de vous équiper avec du matériel de qualité, afin de gagner en efficacité pour votre commerce en ligne. Vos équipements devront également être adaptés au type de produits que vous vendez, à la taille de vos locaux et à la fréquence de vos expéditions de colis.

Étape 1 : Bien s’équiper pour planifier les commandes

Cette étape arrive en amont du véritable traitement de commande. Planifier la préparation des commandes de votre e-commerce vous permettra de gagner considérablement en rapidité et en efficacité. C’est la première étape d’un processus avec un objectif final : la satisfaction client.

Tout cela se fera derrière un bureau, avec un ordinateur équipé des logiciels adéquats. Vous pourrez notamment gérer les stocks de manière à essayer tant que possible de « prévoir l’imprévu » (envoi de colis en masse, périodes plus actives de l’année, etc.). Par ailleurs, vous pourrez organiser vos envois de colis pour éviter les erreurs et limiter les colis perdus. Enfin, à l’aide d’une imprimante, vous pourrez imprimer les bons de commande et tous les documents utiles pour votre équipe.

Checklist du matériel pour la préparation et la gestion de commandes :

• un bureau ;
• une chaise ;
• un ordinateur ;
• une imprimante ;
• des feuilles et de l’encre adaptées à l’imprimante ;
• une bonne connexion internet.

Étape 2 : Le matériel indispensable pour l’étape du picking

Le picking permet de préparer les commandes e-commerce efficacement grâce à un système de prélèvement des produits structuré. Un picking bien organisé permet d’accélérer la cadence des préparations de commandes tout en évitant les erreurs de traitement. Avec le bon matériel, vous pourrez ainsi répondre plus rapidement à la demande de vos clients, tout en facilitant le travail des préparateurs de commandes.

Cette étape se déroule directement dans vos entrepôts et lieux de stockage. Il s’agit donc de choisir le bon mobilier d’expédition, facilitant l’entreposage et le déplacement des produits que vous vendez sur votre site de e-commerce. Ces derniers doivent être exposés sur des étagères de picking, faciles d’accès ou à disposition immédiate des préparateurs de commandes. Pour plus d’efficacité, pensez à toujours laisser les produits les plus fréquemment vendus à portée de main des magasiniers.

Checklist du matériel pour le picking :

• des rayonnages adaptés (étagères légères ou racks métalliques) ;
• un chariot de picking ;
• des bacs, des palettes et des caisses ;
• un écran ou tableau de répartition des préparateurs de commandes ;
• du matériel de signalétique pour le repérage des produits (étiquettes de couleur, fléchage, numérotage des rayonnages, etc.).

Pour les plus grands entrepôts :

• des rayonnages dynamiques de picking ;
• des équipements de manutention (chariots élévateurs, transpalettes) ;
• des convoyeurs pour bacs ou cartons.

Étape 3 : Préparation de commande et conditionnement des colis

Le conditionnement des colis consiste à préparer les commandes de e-commerce, les placer dans les emballages de colis et les étiqueter.

Notez également que c’est à ce moment-là que vous pourrez vérifier vos commandes une dernière fois avant l’envoi des colis. Si vous en avez la possibilité, il est donc recommandé de prévoir deux espaces distincts avec le matériel d’expédition adapté : l’un pour la préparation des colis, et l’autre pour la vérification et la fermeture des colis, et leur étiquetage. Une méthode qui vous permettra d’éviter la majorité des erreurs de conditionnement.

Vos espaces de travail devront également rester organisés afin que vos préparateurs de commandes aient tout le matériel d’expédition à portée de main.

Checklist du matériel pour le conditionnement et la vérification des colis :

• une table pour la préparation de commande ;
• une table de vérification ;une étagère de stockage des emballages vides ;
• des emballages e-commerce adaptés ;
• du matériel de calage adapté (papier kraft, papier à bulles, polystyrène, etc.) ;
• des ciseaux et/ou un cutter ;
• du ruban adhésif ;
• des stylos ;
• des dérouleurs ;
• du film étirable ;
• du papier cadeau ;
• une poubelle ;
• une balance pèse-colis ;
• une étiqueteuse ou une imprimante thermique (certaines machines impriment et collent directement les étiquettes sur les colis).

Choisir les bons emballages e-commerce

C’est l’essentiel du matériel d’expédition pour une livraison réussie. 

Pour envoyer des colis en grande quantité tout en réduisant vos coûts, misez sur des emballages adaptés à vos produits vendus en ligne. Faites le point sur le type de produits vendus. Vous saurez ainsi quel type d’emballage e-commerce correspond à vos besoins. À vous de choisir, selon la forme, le poids et la solidité de votre marchandise.Enfin, variez les tailles des emballages afin de répondre à tous types de commandes, sans oublier toutefois de privilégier une taille qui correspond aux commandes habituellement réalisées sur votre boutique en ligne.

Étape 4 : Expédition de commande rapide et efficace

Vous voilà sur la dernière étape du traitement des commandes e-commerce !

Il s’agit à présent de stocker les colis prêts à être expédiés, ainsi que les retours. Pour cela, deux étagères distinctes vous aideront à éviter les mélanges et la confusion. Par ailleurs, durant cette étape, vous devrez confier vos colis à votre transporteur et conserver toutes les preuves, factures et bordereaux d’envois.

Enfin, vous pourrez également suivre vos colis afin d’obtenir des informations en cas de souci ou de réclamation de la part de l’un de vos clients.

Le matériel pour expédier ses commandes dépend ainsi de votre méthode d’expédition et de votre transporteur. Avec Chronopost, par exemple, votre espace client vous permet de conserver une trace de tous vos envois et de connaître le statut de livraison de tous vos colis en ligne. Un ordinateur vous suffira donc pour le suivi de colis.

Checklist du matériel pour expédier ses commandes :

• une étagère de stockage pour les colis à expédier ;
• une étagère de stockage pour les retours ;
• un stylo pour signer et annoter les documents ;
• un dossier consignant les factures et preuves d’envoi des colis ;
• un ordinateur pour le suivi de colis ;
• une bonne connexion à internet.

Et si nécessaire :

• une imprimante pour les factures et preuves d’envoi des commandes ;
• un chariot de transport ;
• un véhicule.